▲미국 경찰관의 보고서 샘플

 

 

◈ 작성 목적에 따라 보고서의 내용을 구분해서 작성해 고객에게 제공

 

탐정이 정보조사를 하면서 작성하는 보고서의 종류는 1차 보고서, 중간 및 진행보고서, 최종보고서로 나눠진다.

 

일반적인 보고서 작성요령, 추적∙감시보고서 작성요령, 촬영 및 녹음 보고서 작성 요령을 살펴보자. 조사활동의 가장 중요한 산출물이고 의뢰인을 설득할 수 있는 유일한 의사소통 도구이므로 주의가 필요하다.

 

보고서의 중요성을 나타내는 말로 흔히 공무원은 ‘보고서로 말한다’고 한다. 말을 잘 하는 능력과 보고서는 잘 작성하는 능력은 차이가 있다.

 

보고서 작성자의 논리적인 사고력과 문장 구성력이 필요한 논설이나 연설문과는 달리 탐정의 보고서는 현장에서 체험한 내용과 자신의 전문적인 판단 및 의견을 제시하는 것이다.

 

전자를 잘 쓰기란 매우 어렵지만 후자의 경우는 필수항목을 누락하지 않고 주어진 가이드라인만 충실하게 따르면 큰 어려움은 없다.

 

전문 탐정이 작성해야 하는 1차보고서, 중간 및 진행보고서, 최종 보고서의 내용과 주의사항을 살펴보자.

 

첫째, 1차 보고서(Preliminary Report)로서 사건의 구체적인 실제 행위를 나열하게 된다. 소위 말하는 육하원칙, ‘누가, 언제, 어디서, 무엇을, 왜, 어떻게’에 따라 작성한다.

 

일반적으로 탐정은 추리력, 탐구력, 과학적 분석능력 등이 있어야만 된다고 생각하는 경향이 있는데 사실 이보다 더 중요한 것은 1차 보고서를 구체적으로 꼼꼼하게 작성하는 것이다.

 

이러한 점에서 과학(Science)이라기보다 기술(Art)에 가깝다는 평가를 받기도 한다. 보고서를 작성할 때 필요한 태도는 다음과 같다.

 

 

①   객관적인 시각으로 접근한다.

 

②   구체적으로 정리한다. 도로의 이름, 물체나 의복의 색상, 물체의 사이즈 및 색상 등을 보고서를 읽는 사람이 눈을 감고 상상할 수 있을 정도로 명확하게 묘사한다.

 

③   내용을 이해하도록 노력한다. 보고서를 읽다 보면 많은 경우 작성한 사람이 과연 사건 개요를 이해하고 작성한 것인지 의심이 들 때가 많다. 자신도 이해하지 못한 내용을 가지고 누구를 이해시킬 수 있을 것이라고 생각하는 것 자체가 넌센스다.

 

④   증인이나 피해자 등의 진술을 들을 경우 내용을 다투지 않는다. 보고서 작성자는 판사나 심판관이 아니다. 진술하는 내용을 있는 그대로 작성하되 진술자와 내용을 다투기보다 논리적으로 이해가 되지 않는 부문을 질문함으로써 명쾌하게 하는데 집중한다.

 

⑤   필요한 경우 질문을 하되 답변의 진의는 정확하게 파악하도록 노력한다. 내용을 다투지 않는다는 것이 거짓진술을 그대로 믿으라고 하는 것은 아니다.

 

⑥   내가 원하는 내용과 방식이 아니라 사건을 이해하려는 입장에서 모든 가능성과 방법을 열어두는 융통성을 가진다.

 

 

둘째, 중간 및 진행보고서(Progress Report)로서 증거조사의 진행 내용과 앞으로 진행할 추가 조사 내용 등을 작성하여 사건 조사의 내용을 전체적으로 이해할 수 있도록 한다.

 

1차보고서를 참조해 사건을 총지휘하는 팀장이나 의뢰인에게 보고하기 위해 중간보고서를 작성한다.

 

중간보고서는 조사개시 시기, 조사 내용, 현재까지의 상황을 시간대별로 작성한다. 그러나 탐정의 업무를 방해하거나 조사의 결과에 영향을 미칠 수 있는 내용은 포함하지 않는다.

 

자칫 초보 탐정이 의뢰인을 만족시키거나 자신의 능력을 뽐내기 위해 특이한 조사기법이나 사건과 관련성이 없는 조사내용을 구두로 전달하는 경우가 있는데 이는 스스로 무덤을 파는 행위이다.

 

의뢰인과 탐정은 의뢰인의 요구를 충족하는 과정에서만 ‘아군’이지 모든 과정에서 ‘아군’인 것은 아니다.

 

의뢰인이 항상 탐정에게 우호적인 것은 아니기 때문에 자칫 이슈가 될 수 있는 민감한 내용은 알리지 않는 것이 좋다.

 

탐정이 자신의 불법적인 정보수집방법이나 기타 업무와 관련성이 없는 내용을 발설했다가 의뢰인으로부터 협박을 당하는 사례도 적지 않다. 결과는 비참하다.

 

의뢰인으로부터 계약한 수임료를 제대로 받지 못하거나 계약한 업무내용을 초과하는 업무를 무료로 처리해줘야 하는 경우도 있다.

 

셋째, 최종 보고서(Final Report)로 기소(Prosecution)로 형사처벌을 하거나 민사재판을 위한 증거자료로 활용할 수 있도록 구체적이고 완전한 최종 보고서를 작성하게 된다.

 

초기 업무를 수임할 때 합의한 기간이 종료됐거나 원하는 증거자료를 확보했을 경우 즉시 의뢰인에게 업무종료를 알리고 최종 보고서를 작성한다.

 

보고서에는 계약 시부터 최종 마무리된 내용까지 종합적으로 정리되어야 하며, 현장에 투입되었던 탐정의 조사소견이 포함되어야 한다.

 

최종 보고서는 논리적이고 체계적으로 정리가 되어 있어야 법정에서 변호사가 증거로 제시하거나 검증을 하더라도 문제가 없을 정도로 완벽해야 한다. 최종 보고서는 아래와 같은 내용이 반드시 포함돼야 한다.

 

 

①   서문

 

조사의 개요를 정리하며 조사개시 시기, 타겟의 정보, 의뢰한 내용 등을 포함한다. 타겟에 대한 정보는 의뢰인이 제공한 것은 하나도 빼지 않고 그대로 기록해야 한다.

 

②   본문

 

조사에 투입된 인력, 조사가 이루어진 장소, 주변환경, 수집한 증거의 종류, 조사기간 중 타겟의 동향, 조사기간 중 타겟과 접촉한 제3자의 동향 등에 관해 항목별로 상세한 설명이 있어야 한다. 본문에서는 의뢰인이 듣기 원하는 사항을 충분히 이해할 수 있어야 하고, 요구한 증거물에 대한 구체적인 처리절차에 대한 설명도 필요하다.

 

③   결론

 

본문에서 기재된 사항들의 의미가 무엇인지, 이러한 증거물이 향후 분쟁에서 어떻게 활용될 수 있는지 등에 관해 작성자의 의견을 개진한다. 작성자의 의견은 전문가의 입장에서 판단된 의견이어야 하나, ‘반드시’, ‘꼭’, ‘확실하다’ 등의 확정적인 단어를 사용해서는 안 된다. 또한 보고서가 의뢰인과의 합의에 의해 종료됐음을 명시하도록 한다.

 

보고서는 아무리 조사기간이 오래 됐고 조사 대상이 광범위하다고 하더라도 쟁점사항이나 다툼의 소지를 해소하기 위한 확정적인 증거자료는 많지 않으므로 1~2장 이내로 작성한다. 그 이외의 모든 자료는 참조자료에 포함한다. 결론과 더불어 상세 내용은 첨부자료를 참조할 수 있도록 참조자료 목록을 결론 하단에 표시한다.

 

④   참조 자료

 

조사 일지, 촬영 사진 및 동영상 목록, 녹취자료 목록, 주변 약도, 관련된 제 3자의 상세 프로필과 사건의 연관성 설명 등이다. 참조자료는 참조자료 1, 참조자료 2, 참조자료 3 등으로 항목별로 분류해 첨부한다.

 

– 계속 -

 

민진규 <국가정보전략연구소장> stmin@hotmail.com